1. Створення Звітів для звичайних проектів

Под “обычным” проектом здесь понимается любой Ваш проект в MS Project, не использующий возможности специальных СP-задач (СМР, Платежи, Закупки и т.д.) Construction Project. Для проектов с CP-задачами (C-проектов) есть свои С-отчеты, отображающие специфические данные С-проектов. Отчеты помогают Вам представить критически важные данные проекта в сводных таблицах MS Excel, диаграммах и представлениях MS Power BI. Файлы .xlsx и .pbix создаются в соответствии с настройками дизайнера отчетов и выбранными шаблонами. Они удобны как для быстрой оценки состояния проекта с одного взгляда, так и для углубленного анализа с помощью срезов, проекций, фильтрации, группировки и тд в MS Excel и\или Power BI и самодостаточны по сравнения с наглядными отчетами MS Project.

Создание стандартного отчета

1. Нажмите на вкладке «CP-Tools» копку «Создать» в разделе “Отчеты”.
2. Выберите «Отчеты» из списка. (если «Отчетов» нет, нажмите кнопку «Начальная страница» на вкладке «CP-Construction» и «Загрузить демо-проект», чтобы загрузить примеры Отчетов).
3. Выберите подходящих масштаб времени – минимальный период времени для детализации повременных данных.
4. Нажмите «Опубликовать» и подождите, пока Excel откроет и обновит данные.
5. Отчет Power BI также был создан, но не откроется автоматически. Вы можете найти его в той же папке по тому же имени, что и сам отчет Excel. Путь к папке отображается в левом нижнем углу окна.

ВАЖНО: Не забудьте установить дату начала проекта до даты начала самой ранней задачи проекта. Задачи до даты начала проекта не попадут в отчет.

Создание собственного отчета

Лучший способ создать собственный отчет – это изменить стандартный «Отчет». Ниже приведены 3 шага для достижения любого желаемого результата, хотя обычно хватает первого.

1. Изменение шаблона Excel\Power BI для «Образца отчета»

Теория

Подсистема Отчетов извлекает выбранные данные из Вашего проекта и заполняет ТаблицуДанных (на скрытом листе “Задачи”) в файле Excel и таблицу SourceDataTable в шаблоне PowerBI. Затем за работу берется Excel PowerPivot и генерирует так называемые «меры» и «измерения», которые помогают фильтровать, группировать и проводить другие действия с данными проекта в сводных таблицах, диаграммах и других визуализациях. Наиболее часто используемые отчеты представлены на разных листах этого Excel файла и файла PowerBI.

На практике, Вы можете изменить сгенерированный отчет Excel\PowerBI, удалив\отредактировав любые рабочие листы (кроме скрытого «Задачи»), сводные таблицы и диаграммы, структуру и дизайн. Затем сохраните и замените оригинальный шаблон PjState_RU.xlsx (см. Слайд справа) новым, только что созданным. Теперь новые отчеты будут сгенерированы, как указано в новом шаблоне.

Практика

1. Опубликовать отчет “Отчеты” для Вашего проекта.
2. Отредактировать отчет как необходимо.
3. Сохранить отредактированный отчет под новым именем.
4. Скопируйте сохраненный отчет в папку «Шаблоны обменных форм». Эта папка находится в корневой папке Construction Project.
5. Только для отчетов Power BI -> нужно изменить источник данных на несуществующий файл для скопированного отчета.
   1. Откройте отчет в Power BI Desktop,
   2. Выберите «Преобразование данных» -> «Изменить параметры». Появится окно параметров.
   3. Замените существующее значение в «ExcelFile» на любое (например, 1.xlsx) и нажмите «ОК».
   4. Сохранитe отчет без применения изменений (при появлении вопросов выбирайте «Применить позже»)
6. Выберите скопированный шаблон в конфигурации отчета.

ВАЖНО; В начале мы рекомендуем сделать копию «Отчета», щелкнув «Копировать» в верхнем меню в конструкторе отчетов, и менять копию.

2. Изменение шаблона Excel\Power BI для добавления столбцов в «Образец отчета»

Теория

Если в отчете требуются другие поля MS Project (число, текст, дата и т. д.), Вы можете добавить их, используя вкладки «Столбец и формулы» в конструкторе отчетов. На правом слайде % Завершения добавлен в набор полей, извлеченных для отчета. для полей «Число» и «Стоимость» есть дополнительная функция – вы можете распределить значение поля по времени точно так же, как и по распределяются трудозатраты. Это невозможно в MS Project, но часто нужно в реальных проектах. Другие столбцы настроек справа внизу:

• Накопительный – расчет накопительного итога по времени для выбранного поля.
• Тиражировать – если необходимо, чтобы значение из суммарной задачи тиражировалось на детальные задачи, в нее входящие.
• Распределение – распределять во времени так же как распределены во времени трудозатраты. Описано выше в примере.

Выбранные поля добавляются в таблицы данных Excel\Power BI и могут использоваться в отчете.

ВАЖНО: НЕ удаляйте ни одно из существующих полей из списка, даже если Вам он не нужен в отчете. Большинство из них используются в модели Power Pivot, и удаление может привести к ошибкам.

Практика

1. Нажмите «Изменить» или «Расширенные настройки».
2. Выберите вкладку «Столбцы и формулы».
3. Выберите и добавьте нужные поля(столбцы) в нижний список выбора. Некоторые не редактируемые поля MS Project не перечислены по умолчанию, отметьте «Показать поля “только для чтения”», чтобы получить полный список полей MS Project.
4. Нажмите ОК.
5. Нажмите Опубликовать. Подождите, пока Excel откроется и обновится (несколько десятков секунд).
6. Найдите добавленные поля в списках полей конструкторов сводных таблиц и диаграмм.

3. Создание “с нуля”

Это часть для экспертов, глубоко знакомых с моделями Power Pivot и языком DAX. Вы можете зайти в Модель (на вкладке PowerPivot в Экселе), создать и\или изменить что угодно в модели. Для открытия модели вам понадобится надстройка Power Pivot, установленная в MS Excel. Следующая кнопка появляется на ленте Excel.

Модель не имеет никакого программного кода или скрытых частей, все открыто для изучения и модификации.

ВАЖНО: DAX – не самый лёгкий язык. Его освоение потребует времени.